Préparer un salon professionnel

Participer aux salons professionnels est un bon moyen pour créer de nouveaux contacts, augmenter votre notoriété et faire connaître vos produits ou services. Chez MesSorties.fr, c’est pour mettre en avant nos partenaires prestataires de loisirs que nous aimons faire de nombreux salons. Fort de nos diverses participations aux salons CE, nous savons que pour optimiser votre temps la préparation est indispensable. Vous devez préparer et organiser votre présence au salon professionnel.

Aujourd’hui, nous vous proposons nos conseils pour bien préparer votre salon professionnel afin d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. Mais d’abord, voyons ensemble comment choisir les salons auxquels vous allez participer.

Le choix du salon professionnel

Il est évident que la réussite de votre participation, ne tient qu’à une chose : la préparation du salon. Ainsi, le succès de votre présence au salon dépend de la pertinence de votre choix. En effet, il est primordial de bien cibler les événements auxquels vous souhaitez participer. Avant de choisir de participer ou non à un salon professionnel, assurez-vous de pouvoir répondre aux questions suivantes :

• Le salon est-il en lien avec mon domaine d’activité ?
• Qui sont les autres exposants sur cet événement ?
• Mes concurrents sont-ils présents ?
• Quelle est la cible du salon ?
• Quel est le nombre de visiteurs attendus ?
• Qu’est-ce que je peux apporter à cet événement ?
• Où et quand se déroule le salon ?
• Quel est le coût ?
• Quel est mon objectif sur ce salon ?

Vous avez répondu à toutes ces questions, mais vous avez encore un doute ou vous hésitez ? Prenez le temps de visitez le ou les salons qui vous intéresse. Une fois sur place, vous pouvez vous faire votre propre avis de la manifestation. De plus, vous pouvez très bien interroger les exposants pour avoir plus de renseignements et leurs avis sur l’événement.

3 étapes pour préparer un salon professionnel

La participation à un salon est un véritable projet, pour lequel vous devez penser à tous les paramètres afin d’en assurer la réussite. Organisez ces étapes dès votre décision de participer. Voici les 3 étapes clées pour mener à bien votre présence sur les salons professionnels.

1.La préparation du salon professionnel

Premièrement, il faut vous inscrire contractuellement au salon, car un accord oral ne suffit pas. De plus, l’inscription doit s’effectuer plusieurs mois en avance. Plus vous serez en avance, plus vous augmenterez vos chances d’obtenir un meilleur emplacement au sein du salon.

Dans cette phase de préparation, vous devez déterminer les objectifs que vous souhaitez atteindre. En effet, participer à un salon vous permet de gagner en notoriété, de véhiculer votre image de marque, de vendre ou encore de trouver de nouveaux partenaires. Mais vous, quel est votre but premier ? Il est important de répondre clairement à cette question, car les actions et moyens que vous allez mettre en place ainsi que votre préparation en dépendent.

Dans un second temps, vous devez définir les moyens (financiers, humaines et matériels) que vous pouvez allouer à ce projet. Ne négligez pas la constitution de votre équipe, elle vous accompagnera tout au long de l’événement dès sa préparation.

Lister les actions et éléments importants

Pour bien préparer un salon professionnel, le rétro-planning est un outil essentiel à votre organisation. Ce planning de tâches vous permet de lister les grandes étapes de préparation qui sont généralement les suivantes :

• Inscription au salon et réservation de l’emplacement
• Informer l’équipe de votre participation aux différents salons professionnels
• Etude de la configuration du stand
• Evaluer le matériel nécessaire sur le stand et achat si besoin
• Constitution de l’équipe
• Communiquer votre présence auprès de vos clients et prospects
• Préparation des supports de communication à ramener sur place
• Réservation des hôtels si besoin et des transports
• Impression des badges exposants pour vous et votre équipe si nécessaire
• Briefer votre équipe sur leurs missions sur place et le message à transmettre aux visiteurs

Si le choix de votre stand implique la création de mobiliers personnalisés au nom et couleurs de votre entreprise, prévoyez un délais assez large. La confection de certains éléments peut être très chronophage entre la demande de devis, la réalisation, les modifications ou encore la livraison.

Les quelques semaines avant le salon professionnel, établissez avec votre équipe une check-list des éléments à ramener ou des choses qu’il reste à faire. Ce listing est généralement basé sur des éléments matériels que vous devez impérativement avoir sur votre stand. Vous pouvez retrouver les objets les plus importants (flyers, plaquettes, roll-up, ordinateurs, catalogues, devis, etc..) au moins importants (scotch, ciseaux, mouchoirs).

Une fois que les étapes précédemment énumérées sont effectuées et validées, vous êtes prêt pour le jour J.

2.Pendant le salon

Vous voilà arrivé sur les lieux de l’événement, rendez-vous sur votre stand pour vous assurer qu’il est bien conforme aux normes que vous avez souscrit. En cas de non-conformité, adressez-vous directement à un responsable de l’organisation le plus rapidement possible. Une fois les vérifications faites, vous pouvez passer à l’installation de votre stand. Si vous le pouvez, installez votre stand la veille pour être visible et prêt dès l’ouverture des portes du salon. Mettez en place vos roll-up, vos tables et chaises si vous en avez. Disposez vos supports de communication bien en évidence.

Maintenant que votre stand est fin prêt, il est temps de prendre vos marques. N’hésitez pas à visiter le salon pour repérer les emplacements phares du salon professionnel (espace de conférence, espace de restauration, post de secours, l’espace de renseignement ou encore les toilettes). Ainsi, vous pouvez en profiter pour faire une veille des concurrents présents et évaluer le niveau de concurrence sur place. C’est aussi le moment de vous inspirer ! Regardez ce que vos concurrents proposent sur leur stand et comment ils l’ont aménagé.

Motiver votre équipe pendant le salon

Puis, une fois que vous avez toutes les informations relatives au salon, il est temps de briefer votre équipe. C’est le moment de rappeler à chaque collaborateur son rôle sur le stand, le déroulé de la journée, le message qu’ils doivent transmettre aux visiteurs et surtout les objectifs.

Ainsi, ce moment de brief vous permet de donner du sens aux missions que vous demandez à votre équipe, ce qui permet de les impliquer et motiver. Une équipe qui comprend et adhère aux missions de l’entreprise, est une équipe impliquée. Si un brief a déjà été fait en amont, vous pouvez en refaire un rapidement pour mettre certaines informations à jour.

Durant toute la durée du salon, restez dynamique, souriant et chaleureux pour donner une belle image de votre entreprise. Une attitude positive incite les visiteurs à entrer en contact avec vous. Pendant la durée du salon, faites venir du monde sur votre stand pour attirer davantage de visiteurs. Si votre domaine d’activité le permet, faite tester le produit/service que vous commercialisez. Par exemple, chez MesSorties.fr nous mettons en avant un prestataire de loisirs en faisant la démonstration de son activité (quand c’est possible). Pensez aussi aux goodies et aux confiseries sur votre stand pour augmenter votre capitale sympathie.

3.Après un salon professionnel

Quand le salon se termine, il faut traiter le plus rapidement possible les demandes de devis, documents ou mails. En effet, plus vite vous reprenez contact avec les personnes rencontrées lors du salon, plus vous aurez de chance de conclure une affaire. Si vous avez eu des offres de partenariats, c’est également le moment de les traiter. Dans un second temps, vous devez évaluer dans sa globalité les retours de votre présence sur les salons professionnels. Dans l’ensemble, l’objectif est d’examiner les résultats obtenus, d’identifier les axes d’améliorations et de décider de reconduire ou non cet événement.

Pensez à faire un retour auprès de vos collaborateurs. Il est important de leur communiquer les résultats obtenus et de les féliciter en cas de réussite. De plus, c’est également le moment de leur donner la parole pour qu’ils vous fassent un retour de leur expérience du salon. Ce dernier débriefing est essentiel pour détecter les axes d’amélioration et voir ensemble comment s’améliorer pour les prochaines fois.